POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES FONDO MUJER EMPRENDE – FMLP

El Patrimonio Autónomo Fondo Mujer Emprende, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, en desarrollo de la política pública de la ley 1753 de 2015 artículo 13, es responsable del tratamiento de sus datos personales.

En virtud de lo anterior, ponemos en su conocimiento de manera clara, precisa y concreta, lo siguiente:

1. Información del responsable del tratamiento

a) Razón Social: Patrimonio Autónomo Fondo Mujer Libre y Productiva – FMLP, administrado por la sociedad FIDUCIARIA COLOMBIANA DE COMERCIO EXTERIOR S.A. – FIDUCOLDEX;

b) NIT: 830.054.060-5

c) Correo electrónico: info@fondomujeremprende.com

d) Dirección: Calle 28 # 13 A 24 Piso 6 Torre B

2. Finalidad de la recolección y del tratamiento.

El FMLP es un patrimonio autónomo con vocación de permanencia de reciente creación (Decreto Legislativo 810 de junio de 2020 y artículo 47 de la Ley 2069 de 2020), que opera bajo los lineamientos de la Vicepresidencia de la República y la Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer. El Fondo tiene como objeto, la financiación, la inversión y la asistencia técnica destinada a promover financiar y apoyar el emprendimiento, la formalización y el fortalecimiento empresarial de las mujeres en Colombia (artículo 2, Decreto 810 de 2020).

Para este efecto, es indispensable para el FMLP contar con los datos personales de lospostulantes y beneficiarios que accedan a sus programas, para las siguientes finalidades:

• Recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados por el postulante o beneficiario, incorporando para ello los datos en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo.
• Enviar información general, invitaciones, capacitaciones, información de instrumentos y eventos realizados por el Fondo Mujer Libre y Productiva, entre otros, en desarrollo de las actividades propias de Fondo.
• Recopilar y analizar información sobre los ecosistemas de emprendimiento de las mujeres a nivel nacional, regional y sectorial.
• Socializar el portafolio de instrumentos del FMLP y demás entidades públicas o privadas, complementarios para el fortalecimiento de los emprendimientos, empresas y organizaciones rurales y urbanas de mujeres1. • Aplicar encuestas de calidad y resultados sobre los servicios y/o recursos aportados por el FMLP. • Aplicar encuestas o convocar focus group que nos permitan capturar información para generar data sobre el ecosistema de emprendimiento de las mujeres, así como sus necesidades en términos financieros, de capacitación y/o asistencia técnica para la generación de nuevos instrumentos. • Documentar de manera física o magnética y en forma de texto, audiovisual o fotográfica, casos de éxito o lecciones aprendidas derivados de la ejecución de los recursos del FMLP, y en general de los servicios financieros y no financieros prestados por el Fondo. • Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con aportantes de recursos, contratistas o beneficiarios. 1 Se entenderán como emprendimientos y empresas de mujeres aquellas fundadas o cofundadas y lideradas por mujeres, en este sentido: 1. Se entenderá por emprendimientos o empresas fundadas por mujeres cuando la totalidad de las acciones, partes de interés o cuotas de participación de la empresa o emprendimiento pertenezcan a mujeres. 2. Se entenderá por emprendimientos o empresas cofundadas por mujeres cuando al menos el treinta por ciento (30%) de las acciones, partes de interés o cuotas de participación de la empresa o emprendimiento pertenezcan a mujeres. 3. Se entenderá por emprendimientos o empresas lideradas por mujeres, cuando: 3.1 Por lo menos el 50% de los empleos o cargos o roles del nivel directivo de la empresa de mujer sean ejercidos por mujeres. Se entenderá como empleos o cargos o roles del nivel directivo aquellos cuyas funciones están relacionadas con la dirección de áreas misionales de la empresa o emprendimiento y la toma de decisiones a nivel estratégico. En este sentido, serán cargos de nivel directivo los que dentro de la organización de la empresa o emprendimiento se encuentran ubicados en un nivel de especial responsabilidad o mando, o los que por su jerarquía desempeñan cargos encaminados al cumplimiento de funciones orientadas a representar al máximo nivel decisorio. 3.2 Cuando su presidente, gerente general o máximo nivel decisorio sea una mujer. 4. Adicionalmente se entenderá por empresa o emprendimiento de mujer, cuando otras formas de organización empresarial cumplan con al menos uno (1) de los siguientes criterios: 4.1 La representante legal, presidente, o máximo órgano decisorio sea mujer. 4.2 El órgano de dirección de la forma de organización esté integrado mínimo en un 50% por mujeres. 4.3 El número de mujeres asociadas representen como mínimo el 51% de la forma de organización de mujeres. NOTA. Para dar cumplimiento a la definición de emprendimiento o empresa de mujer, se deberá dar cumplimiento a los criterios de la siguiente manera: – Uno (1) y tres (3), o – Dos (2) y tres (3), o – Tres (3), o – Cuatro (4) • Custodiar la información física y/o magnética por parte de Fondo Mujer Libre y Productiva – FMLP y/o proveedores. • Compartir los datos recolectados con las entidades aliadas, en cumplimiento de su objeto misional. • En lo referente a los expertos evaluadores que participan en los procesos de evaluación, se administrarán sus datos personales con la finalidad de contactar y realizar todas las funciones para las que fueron designados. • Contactar, notificar o brindar respuestas a consultas efectuadas por los usuarios relacionadas con los temas que por función el Fondo Mujer Libre y Productiva – FMLP debe realizar. • Realizar contacto con nuestros usuarios, proveedores y beneficiarios finales con el propósito de obtener información para efectuar la medición del impacto de nuestros instrumentos. • Realizar mediciones de expectativas, impactos y solicitar cualquier información para uso institucional de Fondo Mujer Libre y Productiva – FMLP, para gestionar su misión o para desarrollarinstrumentos más adecuados con las necesidades de los mercados. • Dar respuesta a solicitudes efectuadas por organismos de control, como contraloría interna, procuraduría, etc. • En el evento en el que se celebre un contrato de cofinanciación, con la Interventoría que se asigne, con el fin de asegurar el correcto seguimiento de los recursos. • En lo referente a los miembros de Junta Asesora, se administrarán sus datos personales con la finalidad de notificar y realizar todas las actuaciones conexas a tales calidades. • Realizar videograbaciones dentro o fuera de las instalaciones, para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones, éstas podrán ser utilizadas como prueba en cualquier tipo de proceso. • Realizar grabaciones de llamadas a través del contact center. 3. Sus derechos como titular de la información son: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al FMLP. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al FMLP; c) Ser informada por FMLP del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado asus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en el marco legal aplicable; e) Revocar la autorización expresa y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el FMLP ha incurrido en conductas contrarias a esta ley ya la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. 4. Canales para gestionar sus datos y su autorización: la titular podrá ejercer sus derechos a través de los siguientes canales: • Correo electrónico a la dirección: info@fondomujeremprende.com • En la dirección calle 28 No. 13 A-24 Bogotá D.C., piso 6 ventanilla de radicación de lunes a viernes en horario de 8:30 a.m. a 4:00 p.m. 5. Área Responsable de atención de peticiones, quejas y reclamos: Las peticiones, quejas y reclamos relacionadas con el tratamiento y la protección de datos personales se atienden a través de la Secretaría General del FMLP, en los canales indicados en el numeral anterior. 6. Procedimientos para conocimiento, actualización, supresión, revocación y rectificación: Usted como titular podrá solicitar, a través de los canales de contacto nombrados anteriormente, la actualización, supresión, revocación y rectificación de la información y/o efectuar consultas o reclamos relacionados con su información. El FMLP validará su identificación, analizará, clasificará y emitirá la respuesta a su solicitud en los tiempos establecidos en la ley y será enviada a través del medio por el cual se recibe la solicitud o por el medio que el titular especifique en su comunicación. La supresión de datos personales y/o revocación de autorización para tratamiento de la información no procederá cuando el titular tenga el deber legal contractual de permanecer en la base de datos. Los requerimientos serán tramitados siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) La solicitud deberá ser dirigida al responsable del tratamiento indicados en el numeral 5 b) Los nombres y apellidos completos de la solicitante y de su representante y o apoderado, si es el caso, con indicación de su documento de identidad y de la dirección donde recibirá correspondencia. La peticionaria podrá agregar el número de fax o la dirección electrónica. Si la peticionaria es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica c) El objeto de la solicitud d) Las razones en las que se fundamenta e) Los documentos que desee presentar para iniciar el trámite En caso de que el requerimiento resulte incompleto, le requeriremos para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del requerimiento, lo complete. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha en que fuere requerido para completar su solicitud sin obtener la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez admitido un trámite este deberá ser calificado como “reclamo en trámite”. El término máximo para atender un reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible responder algún requerimiento en razón de su complejidad, se informará a la titular el motivo por el cual no es posible responder dentro del término fijado por la Ley de Datos Personales. Cuando se notifique sobre la imposibilidad de responder en el término inicialmente señalado, deberá informarse a la titular la fecha en la que se responderá su requerimiento, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 7. Políticas frente al tratamiento de datos personales • Proteger los datos personales de los titulares durante su tratamiento. • Obtener la autorización expresa de las titulares en medio físico, electrónico y/o telefónico que permita su posterior consulta, para el tratamiento de sus datos personales. Se podrá considerar, por medio de conductas claras e inequívocas del titular que permitan concluirlo de manera razonable, que éste otorgó su consentimiento para el manejo de sus datos personales. • No se recopilarán datos sensibles2. En caso de requerirse, se solicitará autorización expresa a la titular, pero ésta no estará obligada a informarlo. • Enviar a los titulares información relacionada con las finalidades expuestas en el documento de autorización de tratamiento de datos personales, así como en lo contenido en la presente política a través de mensajes de texto, correo electrónico y/o medio telefónico. • Garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales por parte del responsable y los encargados. • Los datos personales solo serán tratados por aquellas personas que lo requieran en función de las actividades propias de su cargo (encargados del tratamiento); a quienes se les suministrará la información requerida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. • Los encargados del tratamiento deberán garantizar la reserva de la información durante la vigencia del tratamiento y con posterioridad a la terminación de esta. Por esto, no 2 que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos divulgarán datos personales en Internet u otro medio masivo de comunicación, a menos que se trate de información pública o información requerida por ley. • Realizar el tratamiento de los datos personales acorde con la finalidad del FMLP y la autorización de los titulares. • La información de datos personales de los titulares será custodiada de acuerdo con el tiempo definido en las tablas de retención documental de FIDUCOLDEX para el FMLP. • A solicitud del titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos, la información del titular deberá ser eliminada. • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a cualquier tercero autorizado (encargado del tratamiento), todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cualquier tercero autorizado (encargado del tratamiento). • Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley. Se informará, si es del caso, al encargado para su gestión. • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. • Se aplicarán las medidas de seguridad idóneas para el tratamiento de información clasificada como sensible en la cual se contempla entre otras, los datos personales de los hijos de los empleados. • Propender por el fortalecimiento de una cultura corporativa que abogue por y salvaguarde los derechos de los titulares, mediante jornadas de capacitación. • Garantizar a la titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. • Informar debidamente a la titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. • Garantizar que la información que se suministre a cualquier tercero autorizado, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, dentro de los parámetros establecidos en la ley. • La entidad podrá intercambiar información de datos personales con entidades públicas cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones para temas relacionados con impuestos, investigaciones, procesos judiciales, planes, programas y proyectos en desarrollo de la política pública. • Se prohíbe la transferencia de información de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. • Reportar la información de las bases de datos que administren e informar las novedades. • Registrar y reportar las novedades de las bases de datos en el Registro Nacional de Base de Datos – RNBD, en cumplimiento a lo establecido en la normativa legal vigente. • Las políticas establecidas podrán ser modificadas en cualquier momento. Las modificaciones darán cumplimiento a la normatividad legal vigente, y entrarán en vigor a partir de su publicación en los medios dispuestos para que sean de conocimiento de los titulares. De igual manera, para los siguientes casos no será necesaria la autorización por parte del titular: a) Cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas. GLOSARIO El Patrimonio Autónomo FMLP se reserva el derecho de modificar la presente política con el fin deadecuarla a nuevos requisitos legales, las cuales entrarán en vigencia a partir de su publicación enla página web. Bogotá a los 15 días del mes de febrero de 2022 Dirección Ejecutiva Fondo Mujer Libre y Productiva